Algemene voorwaarden

Vastgesteld door Van Stenis Notarishuis te Midden Delfland en gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel voor Den Haag.

Artikel 1. – Definities

Notaris
Onder notaris wordt verstaan de notaris, Mr. A.J.W. van Stenis, zijn waarnemer en zijn kantoorgenoten, die (mede) met de uitvoering van de opdracht zijn belast.

Opdrachtgever
Onder opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke of rechtspersoon die (mede) de opdracht geeft/geven tot dienstverlening, alsmede diens wederpartij(en).

Opdracht
Onder opdracht wordt verstaan de overeenkomst in de zin van artikel 7:400 Burgerlijk Wetboek waarbij de notaris zich jegens de opdrachtgever verplicht tot het verrichten van bepaalde diensten. Alle opdrachten worden met uitsluiting van artikel 7:404 Burgerlijk Wetboek en 7:407 lid 2 Burgerlijk Wetboek aanvaard.

Opdrachtnemer
Indien de notaris als natuurlijk persoon en/of via een rechtspersoon deel uitmaakt van een maatschap, geldt deze maatschap als enige opdrachtnemer. Treedt het notarishuis naar buiten als besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of naamloze vennootschap, dan is deze vennootschap enige opdrachtnemer, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. Waar in deze voorwaarden wordt gesproken van notaris wordt daarmede tevens bedoeld de hiervoor bedoelde maatschap of vennootschap. De notaris is bevoegd bij de uitvoering van de opdracht voor rekening van opdrachtgever derden in te schakelen.

Van Stenis Notarishuis gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Zorgvuldig betekent conform de regels opgesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Indien wij gegevens van u vragen zijn dat alleen de gegevens die minimaal nodig zijn om u van dienst te kunnen zijn. Daarnaast zullen wij die gegevens uitsluitend gebruiken voor de dienst waarvoor u deze heeft afgegeven.

Artikel 2. – Toepassingsgebied

Deze voorwaarden maken deel uit van alle overeenkomsten van opdracht, strekkende tot het verrichten van werkzaamheden door de opdrachtnemer, van alle daaruit voortvloeiende en/of daarmee samenhangende overeenkomsten tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, respectievelijk hun rechtsopvolgers, alsmede van alle door opdrachtnemer gedane aanbiedingen en/of offertes.

Artikel 3. – Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT)

1. Alvorens een aanvang met de werkzaamheden te kunnen nemen, dient de opdrachtgever zich in verband met de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) in persoon en op het kantoor van de notaris te identificeren middels overlegging van het originele exemplaar van een geldig identiteitsbewijs (bijvoorbeeld paspoort of rijbewijs). De opdrachtgever kan zich hiervoor tijdens kantooruren op het kantoor van de notaris melden en hoeft hiervoor geen afspraak te maken. Tevens is het mogelijk dat de opdrachtgever zich identificeert bij een andere notaris in (de omgeving van) de woonplaats van opdrachtgever, welke notaris dient te verklaren dat hij onafhankelijk van opdrachtgever is, hij opdrachtgever in persoon ten behoeve van de notaris heeft geïdentificeerd en dat hij een fotokopie van het origineel van het identiteitsbewijs heeft gemaakt. Vervolgens zendt hij een gewaarmerkt exemplaar van het identiteitsbewijs tezamen met de verklaringen aan de notaris.
2. De werkzaamheden van de notaris vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). In geval van een onder deze wet vallende ongebruikelijke transactie, zal door de notaris melding worden gedaan bij het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties te Zoetermeer zonder dat de opdrachtgever daarover wordt geïnformeerd.

Artikel 4. – Tarieven en meerwerk

1. Voor de dienstverlening zullen de op het kantoor van de notaris voor die diensten gebruikelijke tarieven in rekening worden gebracht, tenzij tussen de opdrachtgever en de notaris schriftelijk anders is overeengekomen.
2. Als meer werkzaamheden dan de gebruikelijke worden verricht is de notaris bevoegd een hoger bedrag dan het gebruikelijke in rekening te brengen.
3. De kosten welke door de notaris worden gemaakt ten gevolge van de woonplaatskeuze ten kantore van de notaris, komen voor rekening van de verzoekende opdrachtgever.

Artikel 5. – Niet doorgegane akte

Ook werkzaamheden die verricht worden, zonder dat deze uiteindelijk leiden tot een notariële akte – ook ingeval de opdrachtgever het dossier bij een andere notaris onderbrengt – vallen onder de opdracht. De notaris is bevoegd ter zake van die werkzaamheden aan de opdrachtgever te declareren op basis van de door de notaris en de desbetreffende medewerkers aan de opdracht bestede tijd, tegen de op het kantoor gebruikelijke uurtarieven, tenzij de opdrachtgever en de notaris schriftelijk andere is overeengekomen.

Artikel 6. – Aansprakelijkheid van de opdrachtgever

In geval een opdracht wordt verstrekt door meer dan een persoon, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de bedragen die uit hoofde van die opdracht aan de notaris verschuldigd zijn. In geval een opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon is, indien deze natuurlijk persoon beschouwd kan worden als de (mede-)beleidsbepaler van deze rechtspersoon, de natuurlijke persoon tevens in privé opdrachtgever. Bij wanbetaling door de rechtspersoon is hij derhalve persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de declaratie, onverschillig of de nota, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever, ten name van een rechtspersoon is gesteld dan wel ten name van de opdrachtgever als natuurlijk persoon. De notaris is bevoegd de declaratie in te houden op een uit te keren waarborgsom (al dan niet krachtens een bankgarantie) of depotbedrag die/dat gestort is op zijn kwaliteitsrekening.

Artikel 7. – Overgang rechten en verplichtingen

In geval van overlijden van de opdrachtgever gaan zijn rechten en verplichtingen over op zijn rechtverkrijgenden onder algemene titel.

Artikel 8. – Betaling/Invorderingskosten

1. Het verschuldigde honorarium en de eventuele verschotten dienen, tenzij anders vermeld, uiterlijk op de datum van het passeren van de akte, doch vóór het tijdstip van passeren daarvan, in het bezit te zijn van de notaris. De notaris is bevoegd, indien de opdracht langer loopt dan een kwartaal, tussentijds te declareren.
2. De opdrachtgever aan wie, door middel van een nota of op andere wijze, schriftelijke betaling van honorarium of verschotten is verzocht en van wie binnen de vervaltermijn nog geen betaling is ontvangen, is aansprakelijk voor de kosten die de notaris vanaf het moment van het verstrijken van de vervaltermijn, zowel in als buiten rechte, ter inning van zijn vordering maakt, alsmede ter zake van de door de notaris bestede tijd op basis van het op het kantoor voor de desbetreffende medewerkers gebruikelijke uurtarief. Tevens is hij vanaf dat moment rente over die vordering verschuldigd. De rente bedraagt één procent (1%) per maand, waarbij een gedeelte van de maand geldt als een volle maand.
3. De notaris is bevoegd openstaande declaraties te verrekenen met gelden welke de notaris ten behoeve van de opdrachtgever onder zich heeft op de kwaliteitsrekening.
4. Bij niet tijdige betaling door de opdrachtgever is de notaris bevoegd de uitvoering van zijn werkzaamheden op te schorten totdat de betaling heeft plaatsgehad, zonder daardoor op enige wijze aansprakelijk te zijn voor de schade die de opdrachtgever daardoor lijdt.

Artikel 9. – Werkzaamheden

1. De werkzaamheden zullen door de notaris worden verricht met inachtneming van de voor hem als notaris geldende wettelijke en andere voorschriften.
2. De notaris is verplicht de door of namens opdrachtgever verstrekte gegevens en informatie geheim te houden tegenover derden die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Deze verplichting geldt niet voorzover op de notaris een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking, waaronder begrepen de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).
3. Verstrekte opdrachten worden door de notaris uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van de opdrachtgever. Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden, en meer in het algemeen aan de wijze waarop aan die verstrekte opdrachten al dan niet uitvoering is gegeven, geen rechten ontlenen.

Artikel 10. – Klachten

In geval de opdrachtgever klachten heeft jegens de notaris zal hij deze klachten eerst aan de notaris naar voren brengen. Wordt daarop naar de mening van opdrachtgever niet of niet op voldoende bevredigende wijze gereageerd, dan heeft de opdrachtgever de mogelijkheid zich te wenden tot:

• de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie te ‘s-Gravenhage; of
• de Kamer van Toezicht over de Notarissen en de Kandidaat-notarissen te ‘s-Gravenhage; en/of
• de burgerlijke rechter.

Artikel 11. – Aansprakelijkheid van de notaris

1. Overeenkomstig de voorschriften van de KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie) heeft elke notaris die lid is van de KNB zijn beroepsaansprakelijkheid verzekerd in overeenstemming met hetgeen voor een notaris redelijkerwijs door verzekering valt te dekken.
2. De verzekeringsvoorwaarden van deze door de KNB voorgeschreven verzekering zijn als volgt:
   – verzekerde som: € 12.000.000,– als maximum per gebeurtenis per notaris per jaar;
   – jaarmaximum: € 24.000.000,– per verzekeringsjaar en per notaris.
3. Indien in de werkzaamheden, die worden verricht ter uitvoering van de aan de notaris gegeven opdracht, een of meer fouten zijn gemaakt, is de met betrekking tot die werkzaamheden aan de opdrachtgever(s) en derden te betalen totale schadevergoeding beperkt tot het bedrag waarvoor de aansprakelijkheidsverzekering in voorkomend geval de notaris aanspraak op uitkering geeft vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de verzekeringsvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar(s) is.
4. De in lid 3. omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval de notaris aansprakelijk is voor fouten van door hem ingeschakelde derden of voor het niet deugdelijk functioneren van door hem bij de uitvoering van de opdracht gebruikelijke apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd.
5. De aansprakelijkheidsbeperking als omschreven in lid 3. geldt ook indien de notaris ten onrechte zijn dienst heeft geweigerd en hieruit schade is voortgevloeid.
6. De aansprakelijkheidsbeperking als opgenomen in de leden 3., 4. en 5. van dit artikel is mede gemaakt ten behoeve van de waarnemer van de notaris en allen die op zijn kantoor werkzaam zijn, zodat dezen zich evenzeer op deze aansprakelijkheidsbeperking kunnen beroepen.

Artikel 12. – Rechtskeuze

Op de rechtsverhouding tussen de notaris en zijn opdrachtgever zal Nederlands recht van toepassing zijn. Uitsluitend de Nederlandse rechter zal bevoegd zijn van enig geschil dat tussen de notaris en de opdrachtgever mocht ontstaan, kennis te nemen.

Cliëntenonderzoek en meldingsplicht in het notariaat

Sinds 1 juni 2003 gelden de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT) voor de notaris en de andere onafhankelijke beroepsbeoefenaren. Deze wetten golden reeds voor financiële instellingen. Met ingang van 1 augustus 2008 zijn de WID en de Wet MOT samengevoegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Op grond van de WWFT is de notaris verplicht tot het verrichten van cliëntenonderzoek en het doen van een melding bij een vermoeden van witwassen of financieren van terrorisme.

Cliëntenonderzoek

Voor alle onder de WWFT vallende transacties (vrijwel het gehele werkterrein van de notaris met uitzondering van het familie- en erfrecht) geldt een verplicht cliëntenonderzoek.

Alle cliënten die een dergelijke transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst een keer persoonlijk laten identificeren en hun identiteit met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs laten verifiëren.

Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris verplicht verder onderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden en in het buitenland wonen. Deze worden ook wel PEP’s genoemd oftewel politically exposed persons. De vaststelling van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.
Voor de toepassing van de Notariswet kunnen onderdanen van EU landen of Zwitserland hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige identiteitskaart, mits voorzien van een pasfoto van de houder, of een geldig rijbewijs mits voorzien van een pasfoto van de houder en deze in Nederland woonachtig is.
Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument. Voor de toepassing van de WWFT worden ook nationale paspoorten, buitenlandse paspoorten, diplomatieke paspoorten en dienstpaspoorten als geldige identificatiedocumenten beschouwd.

De identiteit van een rechtspersoon kan worden geverifieerd aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd.
Ook uiteindelijk belanghebbende personen met een belang van meer dan 25% in een rechtspersoon moeten worden geïdentificeerd door de notaris en zo nodig hun identiteit laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd oftewel ultimate beneficial owners. Afhankelijk van de mate van het risico kan de notaris verplicht zijn nader onderzoek te doen.

Meldingsplicht

De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Ook wanneer het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.

Verder mogen notarissen op basis van eigen beroepsregels geen contantebedragen aannemen van meer dan € 15.000,-. Wanneer er toch meer dan € 15.000,- in contanten wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit bij het FIU-Nederland melden.
Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. De meldingsplicht geldt ook indien de notaris op verzoek van een cliënt meer dan € 15.000,- in contanten uitbetaalt of laat uitbetalen door de bank.
De WWFT geldt niet voor diensten op het gebied van het familie- en erfrecht. Voor het verzorgen van eenvoudige aangiften voor de inkomstenbelasting en aangiften met betrekking tot successierechten is geen cliëntenonderzoek vereist, maar hiervoor geldt wel de meldingsplicht.

De notaris heeft geen meldingsplicht indien eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken.
De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij het FIU-Nederland te melden.